Εσωτερικός Κανονισμός

Άρθρο 17 - Γενικά περί προμηθειών

1. Τα διάφορα απογραφικά (δηλαδή μη αναλώσιμα) υλικά που απαιτούνται και αγοράζονται για τη λειτουργία της Ομοσπονδίας και αποτελούν την κινητή περιουσία της Ε.Ο. Τζούντο (σύμφωνα με τη παράγραφο 2 του άρθρου 15 του παρόντος Κανονισμού) είναι κατά ομάδες τα εξής :

α. Τα  έπιπλα και σκεύη των Γραφείων.

β. Τα μηχανήματα, οι συσκευές μηχανοργάνωσης και ο λοιπός εξοπλισμός των Γραφείων.

γ. Συσκευές προβολής και λήψεως αγώνων και διδασκαλίας Τζούντο.

δ. Τα Ειδικά  Στρώματα ( ΤΑΤΑΜΙ ) Τζούντο.

ε. Τα Εφόδια, Μηχανήματα, Συσκευές και λοιπά Αθλητικά Υλικά διεξαγωγής των Αγώνων Τζούντο.

στ. Τα αθλητικά εφόδια, μηχανήματα και υλικά προπόνησης.

ζ. Οι σημαίες των διαφόρων Κρατών.

η. Οι κασέτες με τους Εθνικούς Ύμνους των διαφόρων Κρατών

θ. Οι γραμμένες κασέτες VIDEO  διδασκαλίας και αγώνων.

ι. Οποιαδήποτε άλλα υλικά που κρίνονται ως απογραφικά.

2. Τα μη απογραφικά  (δηλ. αναλώσιμα) υλικά που προμηθεύεται η Ομοσπονδία για το Άθλημα περιλαμβάνουν :

α. Τα Αθλητικά υλικά όπως αυτά αναφέρονται στη παράγραφο 6, του αναφερομένου στη προηγούμενη παράγραφο άρθρου.

β. Τα κοστούμια διαιτητών και λοιπών παραγόντων των Αγώνων.

γ. Η γραφική ύλη.

δ. Τα διάφορα έντυπα : διπλώματα, έπαινοι, δελτία, κ.λ.π.

ε. Το φαρμακευτικό υλικό.

στ.Οι πλακέτες, σήματα, σημαίες, και λοιπά δώρα για επισήμους αγώνων και εκδηλώσεων.

ζ. Οι κενές δισκέτες, ακουστικές και οπτικές κασέτες.

η. Τα υλικά συντήρησης, καθαριότητας, κ.λ.π.

θ. Άλλα υλικά που θεωρούνται αναλώσιμα.

3. Η Ε.Ο. Τζούντο για την επίτευξη των στόχων της μπορεί να συνάπτει συμβάσεις για την εξυπηρέτηση των λειτουργικών της αναγκών, μεταξύ των οποίων οι κυριότερες είναι οι εξής:

α. Η πρόσληψη έκτακτου προσωπικού ορισμένου χρόνου.

β. Η ανάθεση εκτέλεσης έργων (καθαρισμός χώρων αγώνων, επισκευές κλπ.).

γ.  Η προμήθεια αεροπορικών εισιτηρίων  για τους αγώνες και άλλες εκδηλώσεις της Ομοσπονδίας.

δ. Η μετακίνηση με επίγεια και θαλάσσια μέσα για αγώνες κ.λ.π.

ε.  Η διαμονή σε ξενοδοχεία των Εθνικών Ομάδων, διαιτητών και λοιπών παραγόντων.

στ. Η εξεύρεση ξενοδοχείων για τη διαμονή των Ομάδων και συνοδών τους κατά τους Πανελλήνιους, Διασυλλογικούς και λοιπά Πρωταθλήματα.

ζ. Η ενοικίαση Γυμναστηρίων και χώρων για τους αγώνες.

η. Η μεταφορά στρωμάτων και λοιπού αθλητικού υλικού για τους αγώνες.

θ. Η αγορά, επιδιόρθωση και αναβάθμιση των προγραμμάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών.

ι. Η θεραπευτική αγωγή και φυσικοθεραπείες των αθλητών των Εθνικών Ομάδων.

ια. Η ενοικίαση χώρων διαμονής των αθλητών των Εθνικών Ομάδων.

ιβ. Η παροχή διατροφής σε αθλητές Εθνικών Ομάδων.

ιγ. Η ομαδική ασφάλιση των αθλητών των Εθνικών Ομάδων.

ιδ. Η καθαριότητα  των εν γένει χώρων της Ομοσπονδίας.

4. Τα πάγια λειτουργικά έξοδα της Ε.Ο. Τζούντο, εκτός των δαπανών για το προσωπικό ( μισθών, εισφορών, κ.λ.π. ), είναι μεταξύ άλλων :

   α. Η ενοικίαση των Κεντρικών και Περιφερειακών Γραφείων.

   β. Η ενοικίαση των Αιθουσών και χώρων Προπόνησης των Εθνικών Ομάδων.

   γ.  Ηλεκτρικό, νερό, τηλέφωνα, ταχυδρομικά των ανωτέρω.

   δ. Η θέρμανση και ο κλιματισμός των χώρων της Ομοσπονδίας.

   ε.  Λοιπά αγαθά και υπηρεσίες που αφορούν στη λειτουργία των Γραφείων και Προπονητικών χώρων της Ε.Ο. Τζούντο.

Άρθρο 18 - Διαδικασία προμηθειών

1. Για την προμήθεια των εφοδίων, υλικών, αγαθών και υπηρεσιών των παραγράφων 1,2 και 3 του προηγούμενου άρθρου  και εφόσον η συνολική αξία τους κατά είδος σε ετήσια βάση δεν υπερβαίνει τα 5.000.000 δρχ. διενεργείται πρόχειρος διαγωνισμός από την Επιτροπή Προμηθειών της παραγράφου 1 του επόμενου άρθρου του παρόντος Κανονισμού με τη συγκέντρωση τουλάχιστον 3 σχετικών προσφορών των ενδιαφερομένων.
2. Οι ενδιαφερόμενοι προμηθευτές μπορούν να πληροφορηθούν τις ανάγκες της Ομοσπονδίας από σχετικές προκηρύξεις στα Τοπικά Γραφεία της Ε.Ο Τζούντο, ή τις Τοπικές Εφημερίδες ή ακόμη μπορεί και σε σχετική δημοσίευση σε μια εφημερίδα, και από επιστολές της Ομοσπονδίας προς τους προμηθευτές.
3. Για αγαθά και υπηρεσίες αξίας μεγαλύτερης των 5.000.000 δρχ. γίνεται δημόσιος διαγωνισμός με σφραγισμένες προσφορές μετά από δημοσίευση σε μια πολιτική και μια αθλητική εφημερίδα καθώς επίσης και από επιστολές της Ομοσπονδίας προς τους προμηθευτές του Εσωτερικού και Εξωτερικού, δεκαπέντε τουλάχιστον ημέρες πριν από την διενέργεια του διαγωνισμού.
4. Στις διακηρύξεις προμηθειών αναφέρονται τα απαραίτητα στοιχεία, όπως :

α. Το είδος.

β. Η ποσότης.

γ. Οι προδιαγραφές.

δ. Ημερομηνία υποβολής των φακέλων.

ε. Τα κριτήρια επιλογής, εάν υπάρχουν άλλα εκτός της χαμηλότερης τιμής.

στ.Η ημερομηνία προμήθειας των υλικών ή υπηρεσιών.

ζ. Ο τρόπος και ο χρόνος αποπληρωμής.

η. Η ποινική ρήτρα σε περίπτωση αθέτησης των αναληφθεισών  υποχρεώσεων.
θ. Ο αρμόδιος της Ομοσπονδίας που θα παρέχει σχετικές πληροφορίες.

ι. Οι λοιποί όροι : φερεγγυότητα του προμηθευτή, εγκατάσταση, λειτουργία, συντήρηση, εγγύηση, κ.λ.π.

5. Ειδικά για τις περιπτώσεις προμήθειας των ΤΑΤΑΜΙ και Ηλεκτρονικών Πινάκων Βαθμολογίας και Χρόνων της παραγράφου 1,  του προηγούμενου άρθρου θα γίνονται δημόσιοι διαγωνισμοί με την υποχρεωτική ειδοποίηση δύο τουλάχιστον σχετικών οίκων του εξωτερικού.
6. Κάθε υποψήφιος προμηθευτής θα υποβάλλει στην Ομοσπονδία την έγγραφη προσφορά του σε δύο φακέλους οι οποίοι κλειστοί θα παραδοθούν στην Επιτροπή Προμηθειών για την αξιολόγησή τους. Ο πρώτος φάκελος θα πρέπει να περιέχει όλα τα στοιχεία που τυχόν ζητούνται από την προκήρυξη του διαγωνισμού εκτός της οικονομικής προσφοράς. Εάν τα στοιχεία του πρώτου φακέλου δεν πληρούν τους όρους της προσφοράς τότε ο δεύτερος φάκελος που περιέχει την οικονομική προσφορά επιστρέφεται σφραγισμένος στον αντίστοιχο προμηθευτή. Η όλη διαδικασία αξιολόγησης των προσφορών των προμηθευτών πρέπει να γίνεται σε μια δημόσια συνεδρίαση της επιτροπής κατά την οποία δικαιούνται να παρίστανται και εκπρόσωποι των προμηθευτών.
7. Τα βασικά κριτήρια για την επιλογή ενός προμηθευτή μπορεί να είναι η χαμηλότερη τιμή ή η συμφερότερη (βέλτιστη) προσφορά εφόσον βέβαια πληρούνται οι προδιαγραφές του διαγωνισμού.
8. Στην περίπτωση που ο διαγωνισμός δεν είναι απλώς μειοδοτικός, η προσφορά του πρώτου φακέλου αξιολογείται από την Επιτροπή και βαθμολογείται με ειδικά αιτιολογημένη απόφασή της σε μια κλίμακα από το 0% έως το 100%. Προσφορές που βαθμολογούνται κάτω από 70% αποκλείονται από τη συνέχεια του διαγωνισμού. Μετά το άνοιγμα των οικονομικών προσφορών αυτές διαιρούνται με την επί τοις εκατό άνω βαθμολογία για να βρεθεί η τιμή ανοιγμένης προσφοράς (ΑΠ). Η μικρότερη τέτοια προσφορά θεωρείται η βέλτιστη προσφορά.
9. Ενστάσεις κατά του κύρους των αποφάσεων της Επιτροπής Προμηθειών υποβάλλονται από κάθε ενδιαφερόμενο στο Δ.Σ. της Ε. Ο. Τζούντο εντός πέντε ημερών από την ημερομηνία έκδοσης της προσβαλλόμενης πράξης. Το Δ.Σ. υποχρεούται να απαντήσει εντός 10 ημερών από την κατάθεση της ένστασης με αιτιολογημένη απόφασή του.
10. Με απόφαση του Δ.Σ.  επιτρέπεται  η προμήθεια υλικών αγαθών και υπηρεσιών της παραγράφου 3 του παρόντος άρθρου, χωρίς δημόσιο διαγωνισμό μόνον στις περιπτώσεις :

α. Επείγουσας απρόβλεπτης ανάγκης.

β. Διαμονή και διατροφή αποστολών στο εξωτερικό, σύμφωνα με τις σχετικές προκηρύξεις των διοργανωτών των αγώνων.

11. Οι πληρωμές στους προμηθευτές γίνονται μια μέρα της εβδομάδας όπως ορίζεται με απόφαση του Δ.Σ.

Άρθρο 19 - Επιτροπή προμηθειών

1. Η Επιτροπή Προμηθειών της Ε.Ο. Τζούντο αποτελείται  από τα εξής μέλη :

α. Έναν Αντιπρόεδρο ή άλλο μέλος του Δ.Σ.

β. Τον Ταμία  ή τον Αναπληρωτή Ταμία.

γ. Τον Λογιστή ή άλλο υπάλληλο της Ε. Ο. Τζούντο.

 

Το κύριο έργο της Επιτροπής αυτής είναι η εξασφάλιση της διαφάνειας σε ότι αφορά την προμήθεια του πάσης φύσεως υλικού, αγαθών και υπηρεσιών της Ομοσπονδίας που περιλαμβάνονται στον προϋπολογισμό, αξίας άνω των 200.000 δρχ. κατά είδος.

2. Εάν ή αξία των υπό προμήθεια υλικών, αγαθών και υπηρεσιών υπερβαίνει το ποσό των 5.000.000δρχ. κατά είδος σε ετήσια βάση διενεργείται Δημόσιος Διαγωνισμός.
3. Στη περίπτωση της προηγούμενης παραγράφου το μέλος ( γ ) της Επιτροπής Προμηθειών της παραγράφου 1 του παρόντος άρθρου αντικαθίσταται με έναν υπάλληλο της Γ.Γ.Α. που ορίζεται από τον Γενικό Γραμματέα Αθλητισμού ύστερα από αίτημα της Ε. Ο. Τζούντο.
4. Η Επιτροπή Προμηθειών φροντίζει γενικά για την επίτευξη των οικονομικότερων δαπανών και συμφερότερων όρων προμηθειών υλικών και υπηρεσιών για την Ομοσπονδία.
5. Μετά τη συγκέντρωση των φακέλων των σχετικών προσφορών η Επιτροπή Προμηθειών υποβάλλει τη σχετική πρότασή της στο Δ.Σ. το οποίο παίρνει την τελική απόφαση,  εφόσον έχουν τηρηθεί όλες οι νόμιμες διαδικασίες.
6. Η Επιτροπή αυτή συνεργάζεται με την Οικονομική Επιτροπή της Ομοσπονδίας για την κάλυψη των δαπανών της Ομοσπονδίας με χορηγίες και άλλους πόρους εκτός της επιχορήγησης της Γ.Γ.Α.
7. Έργο της Επιτροπής Προμηθειών είναι επίσης και η πώληση των καταδικαζομένων ή μη αναγκαιούντων υλικών και εφοδίων  της Ομοσπονδίας ύστερα από σχετική απόφαση του Δ.Σ.